Verksamheten ska enligt Malmö stads styrdokument för SBA samla alla dokument som är aktuella för SBA-arbetet. Externa kontroller, avtal som styr dessa samt de protokoll eller föreläggande som Räddningstjänsten producerar vid tillsyn. Det kan exempelvis handla om serviceavtal, revisionsprotokoll och tillsynsprotokoll. Men även handla om bygg/brandcellsritningar och annan brandrelaterad information.
Under Flik 10 kan man med fördel samla sådan övrig brandrelaterad dokumentation. Det är möjligt att skapa ett SBA Digital-dokument för varje dokument, bild och fil som man vill arkivera här. Men ett betydligt bättre sätt är att tänka sig varje SBA Digital-dokument som en slags "mapp", "katalog" eller "arkivlåda", eftersom man i ett och samma dokument i princip kan spara hur många filer som helst. Exempelvis skulle man här kunna skapa ett antal dokument med följande namn:
- Avtal
- Delegationer
- Utbildningsbevis och intyg
- Brandritningar
- Planritningar
- Tillsynsprotokoll
- Provnings- och revisionsprotokoll
- Underhållsrapporter
- Årlig systemrevision
- Egenkontroll - bilder [t ex om man tar foton på avvikelser]
- Övrigt
Sedan kan man i vart och ett av dessa "samlingsdokument" undan för undan lägga de dokument, bilder och filer som hör ihop. På så sätt får man en bra översikt över sin brandrelaterade dokumentation.
Skapa ett nytt dokument
Brandskyddsansvarig kan skapa ett nytt dokument genom att klicka på länken + Skapa ett nytt dokument som finns både på sidan Flik 10 och högst upp under systemfliken "Aktuell fliks innehåll" när man befinner sig på en sida som finns under flik 10. Till varje dokument kan man sedan knyta en eller flera filer (t ex ordbehandlingsdokument, PDF-filer, inskannade dokument och bilder). Så här gör man:
- Skapa ett nytt dokument genom att klicka på länken + Skapa ett nytt dokument som finns både på sidan Flik 10 och högst upp under systemfliken "Aktuell fliks innehåll" när man befinner sig på en sida som finns under flik 10.
- Klicka på fliken Redigera för att redigera dokumentet.
- Justera dokumentets namn i textrutan Titel så att det blir tydligt vad dokumentet handlar om.
- Skriv dokumentets brödtext i rutan Brödtext. Om det egentliga dokumentet är en bilaga (en fil som du lägger till detta dokument) kan du här skriva en kort sammanfattning vad det handlar om.
- Lägg till en eller flera filer till dokumentet under Bilaga. Man gör det genom att klicka på knappen Välj fil, leta upp filen på sin lokala hårddisk eller en nätverksenhet, dubbelklicka på filnamnet (eller enkelklicka och sedan välja Öppna) och därefter klicka på knappen Ladda upp. När väl filen är uppladdad kan man med fördel ange en tydlig beskrivning av filen i textrutan Beskrivning. Denna beskrivning kommer då att visas i stället för filnamnet. När en fil har laddats upp, finns det möjlighet att ladda upp en fil till.
- Spara dokumentet.
Skriv ut hela pärmens innehåll i ett svep
Det är möjligt att skriva ut innehållet i verksamhetens digitala pärm i ett svep (i stället för att skriva ut sida för sida). Även om det är den digitala pärmen som hela tiden ska betraktas som originalet, kan det i vissa fall finnas skäl att ha en eller flera utskrivna kopior. Glöm dock inte att uppdatera de senare när ändringar görs.
Aktivera funktionen Pärmutskrift
Om det inte redan finns ett dokument som heter Pärmutskrift under Flik 10, aktiverar du funktionen på följande sätt:
- Klicka på plus-länken +Skapa en sida för utskrift av hela pärmen (engångslänk) på fliksidan Flik 10.
- Efter en liten stund har det skapats en ny sida under Flik 10 som heter Pärmutskrift och som visar hela pärmens innehåll och som kan skrivas ut med webbläsarens vanliga utskriftsfunktioner. Sidan Pärmutskrift visar alltid det aktuella innehållet i pärmen.
När man väl har använt plus-länken tas den bort.
Använda funktionen Pärmutskrift
För att skriva ut hela pärmens innehåll i ett svep klickar man på dokumentet Pärmutskrift under Flik 10 och använder sedan webbläsarens vanliga utskriftfunktioner. Observera att bilagor till sidor (t ex pdf-filer eller Word-dokument) inte skrivs ut, utan de får skrivas ut manuellt en och en.
Behöver man ha en utskriven kopia av den digitala SBA-pärmen?
Det råder delade meningar om man behöver ha en utskriven kopia av den digitala SBA-pärmen eller inte. Vissa menar att man inte behöver det och att det är lätt att original och kopia blandas samman om man har både och, samt att det skapar ett onödigt merarbete. Dessutom säger lagstiftaren endast att dokumentationen ska vara "skälig" och digital dokumentation är skälig. Andra menar dock att alla i verksamheten ska ha tillgång till SBA-dokumentationen, inte endast de som har fått en inloggning. Hur kan man lösa detta dilemma om man inte vill ha en utskriven kopia? Det finns två alternativ:
- Använd funktionen/dokumentet Pärmutskrift (se ovan), men skriv inte ut på papper utan skriv i stället ut till en fil (t ex en PDF-fil). Denna fil kan sedan göras tillgänglig för alla i verksamheten. Hur går det till? Jo, när du väljer skrivare, väljer du i stället för den vanliga skrivaren en digital skrivare som exempelvis kan heta något i stil med "Spara som PDF", "Microsoft Print to PDF" eller "Microsoft XPS Document Writer". Om du är osäker vilka alternativ du har för digital utskrift, kan du fråga någon som är bra på datorer eller kontakta företagets/kommunens IT-service.
- Be systemförvaltaren att få en "generell användare" som endast har läsbehörighet och vars användarnamn och lösenord görs tillgängligt för alla i verksamheten.
Årlig uppföljning eller systemrevision
För att säkerställa en ständig förbättring av verksamhetens SBA bör en årlig uppföljning eller systemrevision göras. Räddningstjänsten Syd har ett dokument som heter "Checklista - Årlig systemrevision" som kan laddas ned och användas för en sådan här uppföljning (länk finns på sidan "Flik 10" i rutan "Externa dokument"). Det ifyllda dokumentet kan sedan skannas in och sparas i ett dokument under flik 10 som exempelvis heter "Årlig systemrevision". För att säkerställa en sådan här årlig rutin och få påminnelse från systemet, rekommenderas nedanstående steg (flera av dem gör man endast en gång).
Lägga till årlig systemrevision som en kontrollpunkt i dokumentet "Ansvarsfördelning" under flik 4 (detta görs endast en gång)
- Öppna dokumentet "Ansvarsfördelning av brandskyddsarbetet för [versamhetens namn]" i Redigera-läge och rulla ned till den sjätte punkten nerifrån.
- Ange att "installationen" Brandskydd utöver myndighetskrav finns genom att kryssa i Finns.
- Markera att verksamheten (V) har ansvaret.
- Markera att verksamheten (V) är utförare av kontrollen.
- Markera att kontrollen utförs årligen.
- Skriv i rutan Anmärkning exempelvis: "Utför årlig systemrevision (se flik 10)".
Lägga till årlig systemrevision som en kontrollpunkt i årsplanen under flik 5 (detta görs endast en gång)
- Öppna dokumentet "Årsplan för [versamhetens namn]" i Redigera-läge och rulla längst ned. Där finns det en tom kontrollpunkt.
- I listrutan Kontrolluppgift väljer du kontrollpunkten "Brandskydd utöver myndighetskrav". (Detta gör du även om den kontrollpunkten redan har lagts in en gång för exempelvis sådant som kontroll av timers och vatten/kaffekokare, eftersom sådana saker kanske kontrolleras kvartalsvis.)
- I listrutan Vem utför? väljer du förslagsvis brandskyddsansvarig.
- Kryssa i den månad då ni vill göra er årliga systemrevision.
- I textrutan Anmärkning/Att kontrollera beksriver du denna kontroll, t ex "Utför årlig systemrevision med hjälp av Räddningstjänsten Syds dokument "Checklista - Årlig systemrevision". Ladda ned dokumentet (finns länk på sidan "Flik 10"). Efter att revisionen gjorts och dokumentet fyllst i, skannas dokumentet in och sparas under flik 10 i avsett dokument."
- Klicka på knappen Spara. Nu kommer en påminnelse att skickas den 1:e i angiven månad.
Genomföra den årliga systemrevision
- När det är dags att göra en årlig systemrevision (och påminnelse har skickats ut), skapar du en ny checklista på vanligt vis men lägger endast till denna kontrolluppgift. Efter föreslagen titel ("Checklista [datum] [tid]") skriver du lämpligen "årlig systemrevision" för att lättare urskilja denna checklista från de vanliga. Spara checklistan.
- Skriv ut dokumentet "Checklista - Årlig systemrevision". Nedladdningslänk finns längst ned på sidan "Flik 10".
- Gå igenom systemrevisionen.
- Skanna in det ifyllda dokumentet och spara det under ett lämpligt dokument under flik 10, t ex ett dokument som du kallar "Årlig systemrevision".
- Eventuella anmärkningar skriver du in på vanligt vis i checklistan du skapade tidigare.
- Sätt till sist korrekt status på checklistan på vanligt vis.